Бережный тайм-менеджмент: выбираем российские планировщики задач

Бережный тайм-менеджмент: выбираем российские планировщики задач

Многозадачность — востребованный навык, но не все задумываются о цене достижений. Как уместить в один день работу, обучение, домашние заботы или справляться с неконтролируемым потоком рабочих задач? Несмотря на обилие подходов к тайм-менеджменту и приложений для планирования, многие тонут в рутине, не успевают, выгорают.

Команда сервиса SingularityApp разбирается вместе с экспертами в причинах проблем с планированием и рекомендует российские приложения-планировщики для тех, кто хочет не только вовремя завершать дела, но и сохранять душевное спокойствие.

Команда
SingularityApp

Исследование: как мы справляемся с потоком задач

Неумение планировать день и отслеживать результаты — прямой путь к потере эффективности и более частым ошибкам. Кажется, что, имея в руках планировщик, мы сможем успеть всё и даже больше. Но забить день задачами до отказа и не оценивать, хватит ли времени на каждую, — это не выход.

Разумное планирование помогает не успеть как можно больше, а сохранить душевное равновесие, хорошее настроение и физические силы.

Чтобы узнать, как люди планируют свою работу и личную жизнь, команда разработчиков приложения SingularityApp опросила 400 россиян, занятых в разных сферах. Все они интересуются темой тайм-менеджмента, используют различные подходы и инструменты для планирования времени.

Как показал опрос, несмотря на знания различных методик планирования, 74% респондентов считают себя прокрастинаторами. А 57% опрошенных отметили, что им никогда не удаётся завершить все задачи, поставленные на день. Что, в общем, логично: 41% участников исследования сказали, что обычно ставят от 8 задач в день, тогда как статистика использования приложения SingularityApp показывает, что в среднем пользователи закрывают в день 6–8 задач.

Участники опроса называли разные причины своих неудач в управлении временем. Самая распространённая — неумение планировать свои задачи и контролировать их выполнение. В этом признались 20% респондентов.

19% опрошенных списывают проблемы управления временем на внешние факторы, такие как неконтролируемое поступление задач извне, наличие сразу нескольких категорий дел — работа, дети, учёба, быт — и заметное влияние на результат других людей. 17% не умеют правильно расставлять приоритеты и соблюдать очерёдность дел.

Также среди причин респонденты указали трудности с оценкой времени на выполнение задачи. Вот что говорит Максим Дорофеев по этому поводу:

Но что самое интересное, все опрошенные знакомы как минимум с одной техникой управления временем и применяют её на практике.

Чаще всего — 39% участников — называли метод GTD (Getting Things Done, выполнение поставленных задач). Суть заключается в том, чтобы как можно больше дел имели статус «завершено». Ключевое правило — выгружать все дела из головы в ежедневник, планировщик задач или куда-то ещё, систематизировать их и назначать дедлайны.

Второе место с минимальным отрывом занял метод Pomodoro — работа короткими спринтами с перерывами. Он набрал 38% голосов.

На третьем месте — метод под названием «Съесть лягушку» (21%). Действуя по нему, нужно сначала выделить из списка дел самую сложную и объёмную задачу — и выполнить её до конца.

Среди других подходов респонденты отметили метод матрицы Эйзенхауэра (12%), «Хронометраж» (10%), Джедайские техники (8%), собственный микс инструментов (5%), метод 4D (3%).

В теории любой метод управления временем должен приносить свои результаты. Но на практике для работы нужны ещё и удобные инструменты. Это может быть что угодно: от кухонного таймера и бумажного ежедневника до мобильного или десктопного приложения, которое соберёт задачи из мессенджера или почты, поставит их в план и напомнит о сроках.

Каким должен быть идеальный планировщик задач

Практически любую методику тайм-менеджмента можно упаковать в приложение-планировщик. Вот примерный список функций, которые должны быть в таком приложении, чтобы реализовать наиболее распространённые задачи:

• Календарь с гибким управлением напоминаниями и уведомлениями — поможет соблюдать дедлайны и видеть загрузку на день.
• Возможность группировать задачи — полезно тем, кто ведёт несколько рабочих проектов.
• Цветовая кодировка задач, пиктограммы, теги — всё это поможет, например, отмечать срочные, важные и другие задачи тем, кто использует метод матрицы Эйзенхауэра.
• Возможность фиксировать время выполнения задач — для тех, кто использует технику «Хронометраж».
• Режим совместной работы: возможность добавлять участников проектов, ставить им задачи, устанавливать дедлайны и отслеживать статус выполнения.
• Место для свободного потока идей, которые можно реализовать «как-нибудь потом», но не хочется забыть навсегда.
• Возможность отслеживать прогресс по краткосрочным, среднесрочным и долгосрочным целям.
• Быстрый поиск по всей информации внутри приложения.
• Наличие трекера привычек — помогает отслеживать прогресс в разных сферах: от занятий спортом до изучения иностранного языка.
• Кроссплатформенность: наличие мобильной и десктопной версий для разных операционных систем, которые автоматически синхронизируются между собой.

Какое российское приложение для планирования выбрать

Приводим самые популярные российские планировщики — по числу скачиваний и отзывам в магазинах приложений Google Play и App Store. Сначала разместили приложения, подходящие для командной работы.

Количественные параметры и тарифы приведены на момент публикации статьи.

«ЛидерТаск»

100+ тыс. скачиваний для Android

Рейтинг в App Store: 4,6 из 5 → 1,6 тыс. оценок

Режим совместной работы: есть.

Поиск информации по проектам: есть.

Платформы, синхронизация: Windows, MacOS, Android, iOS. Можно настроить синхронизацию между устройствами.

Планировщик задач, подходящий для командной работы. Он прост в освоении и не перегружен лишними функциями, а тарифы позволяют работать командами от 2 человек. Поэтому решение актуально для небольших предприятий — отлично интегрируется в жизнь сотрудников разных уровней: специалистов, менеджеров, бизнесменов, руководителей.

В приложении есть календарь, напоминания, распределение задач по проектам, визуализация целей.

В десктопных версиях приложения есть функции для решения бизнес-задач: CRM для работы с клиентами (в платной версии), канбан-доски для командной работы над проектами, контроль продуктивности сотрудников.

CRM хранит историю взаимодействия со всеми клиентами компании, помогает настроить воронку обработки заявок от первого контакта до повторной покупки, распределяет задачи между менеджерами и позволяет собирать заявки с сайта.

Показатель продуктивности позволяет оценить, насколько эффективно каждый сотрудник выполняет задачи. Считается как соотношение выполненных в срок задач к общему числу выполненных из всех порученных. График показывает результаты каждого сотрудника за последние 10 дней, 10 недель или 10 месяцев. На нём отображаются все порученные задачи, выполненные в срок и просроченные.

Преимущества «ЛидерТаска»

• Отлично подойдёт тем, кому нужен сервис для простой автоматизации бизнес-процессов.
• К каждой задаче есть возможность прикрепить файлы.
• Для удобства и визуальной актуализации процесса задачи можно выделить определённым цветом, чтобы сразу был виден их статус.
• Наличие канбан-доски позволяет видеть полную картину работы над проектом, а с помощью функции «Рабочие контакты» можно быстро найти контакт коллеги или партнёра и поставить ему задачу.
• Приложение позволяет работать в офлайн-режиме со всеми инструментами таск-менеджера, включая отправку файлов другим пользователям.

Ограничения «ЛидерТаска»

• Заявленная функциональность доступна не на всех платформах. В мобильном приложении можно пользоваться только функциями таск-трекера.
• Наличие специфических функций: встроенной CRM-системы, статистики эффективности, генерации лидов, — может не понравиться любителям максимально понятных решений.

Тарифы

Есть бесплатная версия с ограничениями по количеству задач и проектов: до 100 задач, 3 проектов и 3 досок.

«Премиум» — только для личного использования, от 249 рублей в месяц.

«Бизнес» — для работы в команде, от 379 рублей за 1 пользователя ежемесячно.

SingularityApp

50+ тыс. скачиваний для Android

Режим совместной работы: есть.

Поиск по всем задачам: есть.

Платформы и синхронизация: Windows, MacOS, Android, iOS, Linux, а также есть веб-версия. Можно настроить синхронизацию между устройствами.

Планировщик, который можно легко настроить под разные техники управления временем.

В приложении есть календарь, напоминания, теги, визуальное форматирование задач — выделение цветом, цветные теги, иконки — чек-листы и возможность собирать задачи в проекты, которых может быть сколько угодно. Быстро заполнять поля поможет голосовой ввод.

Задачи можно загружать из электронной почты или через специального Telegram-бота.

Из менее важного, но приятного: трекер привычек, таймер для метода Pomodoro и защита задач паролем.

Подходит как для личных проектов, так и для командной работы.

Преимущества SingularityApp

• Возможность создавать неограниченное количество уровней задач и подзадач, проектов и подпроектов для любых целей даже на базовом тарифе.
• Есть функция распечатки плана дня для тех, кто любит планировать на бумаге. Позволяет составить план на день в приложении, распечатать его, в течение дня отмечать задачи выполненными, а затем распознавать отметки через мобильное приложение с помощью функции сканирования.
• Встроенный режим фокусировки помогает не отвлекаться от рабочих задач: область работы с текущей задачей подсвечивается, а все остальные проекты затемняются.
• Визуальное разнообразие для настройки приложения под себя: есть пять тем и семь акцентных цветов для каждой, а также палитра цветов и эмодзи для проектов.
• Можно импортировать задачи из других планировщиков. Например, из Things, Todoist, Microsoft to do, TickTick.

Ограничения SingularityApp

• Для командной работы с планировщиком нужно купить отдельную лицензию для каждого пользователя.
• Нельзя добавлять вложения к задачам.

Тарифы

Есть бесплатная версия с ограниченными опциями: без синхронизации, совместного доступа к проектам, без фильтров, подключения Google-календарей, Telegram-бота, голосового ввода. До 10 проектов, до 5 секций в проекте, до 3 привычек, 1 уведомление на задачу. Подойдёт для ведения простых списков задач на одном устройстве.

Тариф Pro — 199 рублей в месяц.

«Вечная» лицензия — 5 999 рублей.

Сервисы для тайм-менеджмента

В эпоху пандемии Covid-19 изменилось все: от привычного жизненного уклада до рабочих задач и методов их выполнения. Если в этих обстоятельствах ежедневный список дел кажется неподъемным — не стоит опускать руки. Возьмите на вооружение один или несколько сервисов тайм-менеджмента из этой статьи — это наверняка поможет восстановить и поддерживать пресловутый work-life баланс. Главное —помнить: вполне можно играть роль многорукого Шивы, оставаясь эффективным и счастливым, если правильно распоряжаться своим временем. Освоить искусство все успевать помогут многочисленные сервисы для тайм-менеджмента. Их можно разделить на четыре группы:

• программы для планирования (в них можно составлять планы и списки с привязкой к дате и времени);
• сервисы для заметок(записывать свои мысли и идеи — полезная привычка. Так вы избавитесь от необходимости держать все в голове и точно не забудете что-нибудь важное);
• сервисы для контроля (незаменимы для самодисциплины).

Сервисы для планирования

1. Google Календарь

Лучшие решения всегда лежат на поверхности — так и в случае с сервисами тайм-менеджмента. Всем известный Google Календарь — понятный и простой сервис, который позволяет распланировать дела. Сервис бесплатный.

Приложение присылает уведомления о каждом внесенном в него мероприятии. Эту опцию можно использовать в письмах. Например, если необходимо пригласить на мероприятие через емейл-рассылку, вставьте в письмо кнопку “Добавить в календарь”.

Как сгенерировать ссылку, чтобы при переходе по ней в календарь пользователя автоматически добавлялось мероприятие, анонсируемое в рассылке, можно почитать в этой статье. Помимо этого, в приложении есть опция создания совместных календарей, что сильно помогает при командном планировании.

2. GTasks

Понятный и полезный сервис. Подойдет тем, кто ценит простоту и минимализм.

С его помощью можно:

• ставить задачи себе, друзьям, членам семьи, коллегам,
• создавать списки дел,
• отправлять напоминания.

Используя этот сервис, вы не пропустите важную задачу и сможете сфокусироваться на главном. Есть синхронизация с Google.

Пользователи Gmail могут найти это приложение, не выходя из своей почты:

Существуют версии как для яблочных устройств, так и для гаджетов на Android. Сервис бесплатный

3. Any.DO

Это популярный планировщик, в котором удобно составлять списки дел, размещать их в личные или рабочие папки, задавать начало рабочей недели. Миллионы пользователей во всем мире уже используют этот планировщик в том или ином виде и с его помощью успевают сделать больше и существенно экономят время на задачах. Приложение синхронизируется с почтой, благодаря чему письма можно превращать в задачи. В этом планировщике можно добавлять заметки и напоминания.

Any.DO можно использовать в виде мобильного приложения для iOS или Android или как расширение браузера Chrome, существует также отдельная версия для ПК.

В базовом варианте приложением можно пользоваться бесплатно, премиум-версия стоит $5,99 в месяц.

4. Todoist

Еще одно приложение, которое позволяет привести все сферы жизни в порядок.

Доступность функций зависит от выбранного пакета использования сервиса.

Но даже в бесплатной версии есть такие опции, как:

• Возможность вести до 5 активных проектов.
• Добавление до 5 пользователей в проект.
• Загрузка файлов до 5 МБ.
• Сохранение истории активности за 1 неделю.

Стоимость платных пакетов — от 3 до 6 долларов в месяц, они больше заточены под организацию работы команд.

В этом сервисе можно:

• приоритизировать задачи,
• разбивать задачи на подзадачи,
• синхронизироваться с Gmail.

Для личного использования этот сервис полезен возможностью создавать списки книг для прочтения, фильмов для просмотра, необходимых покупок, а также другие виды списков в альтернативных категориях на свое усмотрение.

У приложения есть русскоязычный интерфейс. Оно представлено в версиях для IOS и Android.

Новым пользователям для ознакомления с функционалом сервиса отправляются онбординг письма:

А тем, кто создал задачу и не выполнил ее в срок, приходят емейл-рассылки с напоминаниями:

Хотите создавать письма в eSputnik?

5. Evernote

Приложение с широкой функциональностью, предназначенное для того, чтобы:

• добавлять мультимедийные элементы;
• привязывать информацию к местоположению;
• писать заметки и статьи.

Можно сказать, что это приложение — одно из самых универсальных для решения вопросов с планированием и напоминаниями.

Есть бесплатная версия, а также пакеты “Премиум” и “Бизнес”, для тех, кому нужен расширенный функционал.

6. Trello

Хорошо подходит для организации совместной работы над проектами в небольших командах, некоторые используют это приложение и для планирования своих личных задач.

Для каждой задачи в этом сервисе создается карточка на виртуальной доске, куда можно добавлять исполнителей, метки, документы, комментарии, а также установить дедлайн. Перечень доступных опций отображается в самой карточке:

Приложение позволяет интегрировать дополнительные сервисы, например, Dropbox, Slack, Evernote и другие.

Есть бесплатная версия и два платных пакета с разным объемом дополнительных функций, предназначенные для фрилансеров и для больших команд.

Сервисы для заметок

7. Google Keep

Google Keep можно использовать совместно с Google Календарем — эти сервисы прекрасно дополняют друг друга. Здесь можно составлять списки, делать рукописные и голосовые заметки, добавлять записи с изображениями. Этот сервис подходит для того, чтобы быстро делать заметки в любых ситуациях, когда недостаточно времени на детальное описание идеи или задачи во всех подробностях, например, когда нужно законспектировать доклад спикера на конференции:

8. Skitch

Это бесплатный сервис для заметок от создателей Evernote. В нем можно делать снимки, которые потом легко дополнять своими заметками и комментариями. Это приложение для тех, кто лучше всего воспринимает визуальную информацию.

9. ColorNote

Приложение для любителей стикеров, по функционалу напоминающее Google Keep. Удобно для заметок и напоминаний. Подходит для ОС Android.

10. OneNote

Альтернатива Evernote, созданная корпорацией Microsoft. В этом приложении к заметкам можно добавлять теги, например: позвонить клиенту, обсудить с командой, запомнить. Использование бесплатное.

Сервисы для контроля времени

Не исключено, что они даже более важны, чем сервисы для планирования, поскольку проблема с нехваткой времени часто заключается не в слишком большом объеме задач, а в неконтролируемом расходовании этого невосполнимого ресурса. Некоторые приложения позволяют отследить, сколько времени вы тратите на ежедневную рутину и на другие задачи, и таким образом найти способы оптимизации своего графика. Другие предназначены для того, чтобы помочь сфокусироваться и исключить отвлекающие факторы, например, соцсети и новости.

11. Toggl

Чтобы решить проблему, нужно найти ее причины. И в этом вам поможет тайм-трекер Toggl. С его помощью можно контролировать время, затрачиваемое на каждую задачу, определить, когда оно расходуется неэффективно, и своевременно принять меры для исправления ситуации. Куда уходят драгоценные минуты и часы, можно увидеть во вкладке Timeline, если, конечно же, корректно включать трекер, начиная каждую новую активность:

Для личного использования есть бесплатный пакет, для команд тариф в месяц от 8 usd.

12. RescueTime

С помощью этого трекера можно отследить, сколько времени уходит на задачи. Помимо этого сервис предлагает челендж-тренинг для улучшения навыков конструктивного использования времени, а также отдельный пакет для организации работы команд. У каждого пакета есть бесплатный тестовый период.

13. SelfControl

Полезная программа для блокировки доступа к развлекательным ресурсам в рабочее время. Сайты для блокировки пользователь выбирает самостоятельно. Это бесплатное приложение доступно для Mac OS.

14. Focus Booster

Если вы хотите использовать популярный в тайм-менеджменте метод «Помидора», то Focus Booster как раз то приложение, которое будет сигнализировать вам о том, что пора переключиться в альтернативный режим. Если кратко, то суть «Помидора» заключается в том, что задачи разбиваются на отрезки по 35-45 минут с 5-10 минутным перерывом после каждого такого промежутка. Переменки называют “помидорами”, отсюда и его название.

После каждой четвертой перемены «помидора» рекомендуется делать перерыв на 15-30 минут.

15. Everhour

Это приложение интегрируется с другими инструментами для организации работы, в частности, Asana, Trello, Jira. С его помощью пользователи могут фиксировать время, потраченное на задачи, согласовывать работу внутри команды, решать организационные вопросы. В личном кабинете можно сформировать отчеты за нужный период, свериться с рабочими графиками коллег, получить срез использования времени по каждому из своих проектов:

Вывод

Сервисы для тайм-менеджмента позволяют:

• “Разгрузить” ум;
• Определить, куда уходит время;
• Распределить рабочую нагрузку;
• Использовать энергию в нужном направлении;
• Упорядочить хаос в делах и структурировать задачи;
• Приоритизировать дела на этапе составления списков и фокусироваться на главном;
• Научиться самодисциплине;
• Повысить продуктивность на работе и освободить время для личных дел;
• Обрести контроль над своей жизнью.

Чтобы использование сервисов для тайм-менеджмента дало ожидаемый результат, нужно честно ответить себе на вопрос, какую проблему вы хотите решить с помощью такого приложения, а затем выбрать один или парочку тех, которые позволят справиться именно с этой задачей.

• Если цель — повысить самодисциплину, вам в помощь сервисы-контроллеры;
• Если хотите справиться с забывчивостью и выполнять задачи своевременно — используйте сервисы для заметок или планировщики
• Если требуется организовать работу команды — посмотрите, какие предложения для команд есть у представленных выше планировщиков, или подберите в качестве альтернативы похожий сервис.

Источник https://netology.ru/blog/07-2023-task-trackers

Источник https://esputnik.com/blog/servisy-dlya-taym-menedzhmenta