Куда вы сливаете бюджет? Эффективное снижение затрат бизнеса

Куда вы сливаете бюджет? Эффективное снижение затрат бизнеса

Иногда, чтобы зарабатывать больше, нужно не больше вкладывать, а меньше тратить. Это не об экономии, а о рациональном использовании ресурсов. В статье рассказываем о том, какие расходы стоит сокращать, чтобы оптимизировать бюджет.

Стратегия сокращения расходов

Нельзя просто взять и сократить расходы компании. Вернее можно, но если вам важно сохранить кадры и имеющиеся ресурсы, делать это нужно постепенно.

1. Определите основные и второстепенные источники затрат и разделите их по статьям (маркетинг, аренда, зарплата и т.д.)
2. Вносите ВСЕ доходы и расходы компании в систему учета. Это должно стать регулярной практикой. Вы не сможете оптимизировать расходы если не будете видеть общей картины движения денежных средств.
3. Когда у вас будет достаточно данных для того, чтобы сделать выводы (расходы по статьям минимум за 3 месяца), проанализируйте динамику их изменения.
4. Пересмотрите основные статьи расходов и воспользуйтесь советами по их оптимизации из этого материала, продолжая вносить данные в программу учета.
5. Делайте сверку показателей каждый месяц, чтобы реагировать на любые изменения и отслеживать успешность оптимизации.

Почему важно отслеживать показатели в динамике?

Потому что расходы и доходы бизнеса зависят от многих факторов, от сезонности до принятых руководителем решений. Чтобы делать выводы, нужно иметь на руках все карты — цифры, которые покажут не только «сегодня», но и «вчера», и даже «три месяца назад». Это нужно, чтобы увидеть точки роста и с уверенностью посмотреть в «завтра».

Статьи доходов и расходов в RemOnline

Пользователи RemOnline могут внести в систему все статьи движения денежных средств, которые имеются на данный момент в компании, чтобы сегментировать кассовые платежи. На основании всех выполняемых в программе денежных операций формируется отчет ДДС, который показывает доходы и расходы компании за любой период с привязкой к статьям. Благодаря этому отчету можно не только сократить лишние траты, но и избежать кассового разрыва, который чаще всего становится причиной банкротства бизнеса.

Как только цифры будут на руках, обратите внимание, сколько вы тратите на:

1. Маркетинг

Одна из ключевых статей расходов бизнеса, в которую часто вкладывают лишнее. Чтобы эти расходы сократить, важно обратить внимание на показатели и понять, что именно работает против вас. Возможно вы неправильно определили ЦА или выбрали не то место для рекламы.

• средний чек
• количество продаж за конкретный период
• возвращаемость клиентов
• конверсию по отдельным рекламным каналам.

Читайте больше о том, как работать с клиентской базой

2. Аренда

Пока аренда коммерческих помещений дорожает, вопрос оплаты становится перед руководителями ребром, а оплата — одной из главных статей расходов компании. Но и этот, казалось бы, нерешаемый вопрос, решить можно несколькими способами.

1. Коммуницировать с владельцем арендуемой площади. Даже если кажется, что этот пункт бессмысленный, хотя бы попробуйте вести переговоры и находить точки соприкасания в виде компромиссов. Практика показывает, что арендаторы могут идти на уступки — главное инициировать контакт.
2. Сократить объем арендуемой площади. Подумайте, нужно ли вам столько места для склада, например. Может быть стоит навести порядок и расположить товары более рациональным образом. Или же отправить некоторых сотрудников на удаленку, если особенности бизнеса позволяют.
3. На цену аренды прямым образов влияет местоположение. Понятно, что в центральных районах и в оживленных точках аренда стоит дороже, поэтому обязательно учитывайте проходимость арендуемой площади. Возможно помещение в спальном районе будет намного выгоднее для прачечной, а шиномонтаж лучше обустроить возле гаражных комплексов.

3. Зарплаты

Оптимизация этого пункта часто ассоциируется с увольнением. Но давайте не перегибать: сокращение штата работает в ситуациях с серьезными убытками, как метод экстренного реагирования. Для оптимизации зарплатного бюджета достаточно будет пересмотреть свой подход к найму и мотивации сотрудников.

1. Если есть возможность отдавать работу на аутсорс, делайте это. Намного дешевле для малого бизнеса обходится делегирование задач внештатным сотрудникам, чем их официальное трудоустройство. Бухгалтер, копирайтер, дизайнер, а в некоторых случаях даже менеджер отдела продаж успешно могут сотрудничать с вами на аутсорсе.
2. Настройте систему мотивации. Пусть зарплата сотрудников зависит от результата, а нет от проведенных на рабочем месте часов. Бонусы за продажу более дорогих товаров, процент от продаж или количества выполненных заказов — все это может послужить хорошим стимулом работать усерднее и лучше. Когда встает вопрос о найме дополнительных рук, не торопитесь писать объявление о поиске нового сотрудника и подумайте, достаточно ли мотивирован основной состав — это всегда может стать точкой развития мотивационной системы оплаты труда в вашей компании.

Читайте больше о бухгалтерии на аутсорсе

4. Оборудование

Вопрос с экономией на оборудовании очень тонкий. Сокращать расходы в этом направлении нужно либо очень осторожно, либо никак. Но при оптимизации затрат мы предлагаем не затрагивать оборудование, которое нужно вам для осуществления основной деятельности, а обратить внимание на техническое оснащение помещений.

1. Покупайте подержанную технику. Принтеры, ноутбуки, мониторы — «подержанный» уже давно не значит «плохой». Площадки с б/у техникой переполнены не из-за того, что она быстро приходит в негодность, а из-за желания людей обладать новыми моделями — воспользуйтесь этим во благо своего бюджета.
2. Выставляйте на продажу то, чем уже не пользуйтесь. Это для крупной компании очередной нерабочий принтер в кладовке ничего не дает. А для малого бизнеса лучшим способом вернуть хотя бы часть затрат на технику или мебель будет продажа.

5. Склад

Склад может стать причиной убытков в двух случаях: когда оборот товара низкий или они расположены в помещении нерационально. Но это исправимо.

1. Увеличивать оборачиваемость товаров. Это значит, что вам нужно найти источники дополнительных продаж (разместить товар на маркетплейсах, например). Важно, чтобы как можно меньше времени товар залеживался на складе.
2. Избавиться от неликвидных позиций. Проанализируйте продажи и сократите ассортиментную матрицу, вычеркнув из нее товары с самым долгим сроком реализации. Возможно они вообще не интересны вашим клиентам?
3. Наведите, наконец, порядок на своем складе. Неправильное организованное хранение товаров может негативно влиять на все бизнес-процессы и задерживать обработку заказов. В этом поможет адресное хранение товаров.
4. Как альтернативный вариант, который вовсе избавит вас от потребности выделять помещение под склад, попробуйте дропшиппинг — прямую поставку товара от поставщиков своим клиентам. Модель подходит не всем типам бизнеса, но отлично оправдывает себя на практике, когда товаров много и вопрос помещения стоит ребром.

Вы обязательно найдете и другие способы оптимизации бюджета, как только начнете отслеживать расходы на постоянной основе. Не бойтесь пробовать новые способы и модели — только так можно найти работающие именно для вашей компании решения.

И не забудьте подписаться на обновления блога Прокачай. Это решение тосно станет рабочим для вас, ведь мы освещаем только самые полезные темы:)

Оптимизация расходов и доходов

Здравствуйте! Если, говоря о доходах и расходах, сравнить человека или отдельную семью с бизнесом или предприятием, то доходы можно представить как положительный денежный поток, а расходы — как отрицательный. При этом важно, чтобы совокупный денежный поток семьи (разница между доходами и расходами) был положительным, — только так можно получить необходимый ресурс для достижения финансовых целей! Рассмотрим подробнее, из чего складываются доходы и расходы, как их анализировать и управлять ими.

Анализа доходов

1. доходы от вашей текущей деятельности;
2. доходы от активов;
3. социальные доходы (поступления от государства).

К первой категории относятся все поступления благодаря использованию, пожалуй, самого ценного ресурса — труда. Это может быть:

• заработная плата по основному месту работы;
• дополнительный заработок;
• оплата за сверхурочные, премии, бонусы и т. д.

В большинстве случаев именно эта категория составляет львиную долю дохода семьи.

К доходам от активов относится пассивный доход, который человек получает фактически без каких-либо действий со своей стороны. Это:

• доход от сдачи в аренду недвижимости;
• доход от бизнеса;
• доход от инвестиций на фондовом рынке;
• доход от депозитов и т. д.

Доход от активов снижает риск потери работы и в целом трудоспособности, ведь эти средства поступают в ваш бюджет независимо от вашей способности к труду и наличия постоянного места работы. В популярной литературе именно доходы от активов связываются с обретением финансовой независимости, поэтому каждый должен стремиться к росту этой доли доходов в своих поступлениях.

Третья часть — социальные доходы — обычно представляет собой незначительную долю в совокупном доходе семьи. Сюда входят:

• стипендии;
• пособия;
• льготы;
• государственная пенсия;
• налоговые вычеты и т. д.

Эта категория доходов тоже не связана с трудоспособностью, но ее вес в общем финансовом потоке обычно слишком незначителен, чтобы стать основой для нормальной жизни.

После того как источники доходов определены, составьте таблицу, где напротив каждой категории укажите ее средний темп роста в год, а также период, в течение которого эти средства будут поступать, — это необходимо для грамотного планирования доходов по годам.

Пример:

Оптимизация доходов

Как мы уже говорили, финансово устойчивая семья имеет существенную долю доходов от активов. А как обстоит дело у вас? Проанализируйте соотношение между категориями своих доходов и подумайте, как вы можете обеспечить их рост.

Принято считать, что доходы от текущей деятельности можно увеличить только одним способом — сменив работу на более высокооплачиваемую. Однако это неверно. Например, возможны следующие методы повышения этой категории доходов:

• мотивировать повышение зарплаты на текущем месте работы;
• сменить работу на более высокооплачиваемую;
• найти подработку, в том числе в качестве фрилансера;
• подыскать работу по совместительству или агентскому договору и т. д.

При этом учтите, что уровень оплаты вашего труда обычно соответствует вашей компетенции — умениям и навыкам. Способы повысить доходы от активов:

• подобрать более привлекательные инструменты для инвестиций;
• оптимизировать инвестиционный портфель, увеличив долю более рентабельных активов;
• увеличить инвестиционные отчисления.

Иными словами, чтобы повысить доходы от активов, необходимо использовать более доходные инвестиционные инструменты, соответствующие личному финансовому плану.

Хотя социальные доходы имеют невысокий удельный вес в общих доходах семьи, их также можно повысить:

• улучшив успеваемость (для стипендии);
• грамотно распорядившись накопительной частью своей пенсии;
• воспользовавшись налоговыми вычетами (стандартными, социальными, имущественными, инвестиционными, профессиональными), льготами, пособиями, материнским капиталом и т. д.

Анализ расходов

Расходы — это совокупность всех трат семьи. Они, как и доходы, делятся на несколько категорий:

1. текущие расходы;
2. расходы на содержание активов;
3. социальные расходы (выплаты в бюджет государства).

Текущие расходы включают все затраты, которые несет домохозяйство на свою жизнедеятельность. Эти расходы знакомы всем людям независимо от их материального положения и представляют собой траты:

• на питание;
• проживание (квартплата, аренда);
• транспорт;
• досуг и отпуск;
• хобби и увлечения;
• телекоммуникации;
• лечение и спорт и т. д.

Следующая категория — это расходы на содержание активов, то есть имущества и накоплений семьи, которые приносят доход. Это:

• расходы на обслуживание квартиры, сдаваемой в аренду;
• расходы на развитие собственного бизнеса;
• оплата услуг доверительных управляющих;
• оплата услуг депозитария, брокера и т. д.;
• оплата услуг компании, управляющей недвижимостью (особенно актуально это для зарубежья);
• расходы на обслуживание счета и т. д.

Само собой разумеется, что расходы из этой категории не должны превышать доходы от активов, иначе теряется весь смысл владения таким имуществом.

Последняя категория — социальные расходы, то есть выплаты в пользу государства. Как правило, они занимают небольшую долю в совокупном потоке, и в их число входят:

• налоговые платежи;
• расходы на юристов по подготовке деклараций и отчетности;
• штрафы, пени и т. д.

Как и в случае с доходами, для каждой категории расходов нужно установить темп роста, а также период, в течение которого данные расходы будут осуществляться.

Пример:

Для того чтобы определить узкие места в своих поступлениях и тратах, проанализируйте расходы по категориям в сопоставлении с соответствующими доходами.

Пример:

Из примера мы видим, что соотношение текущих доходов и расходов в норме: траты ниже поступлений. А вот с активами уже хуже: траты на содержание имущества и накоплений выше, чем доходы от них. Это означает, что состав активов нужно оптимизировать — например, отказавшись от слишком дорогого в обслуживании автомобиля. Вызывают вопросы также социальные доходы и расходы: возможно, используются не все льготы, в том числе налоговые.

Оптимизация расходов

Для достижения своих финансовых целей нужно обеспечить как можно большую разницу между доходами и расходами. Это означает, что расходы следует сокращать, причем самыми разными способами.

Перечислим несколько вариантов сокращения текущих расходов.

• Учет расходов в программах учета личных финансов. Сегодня существует множество платных и бесплатных программ для этого, например, Easyfinance, «Дзен-мани», Expensemanager, CoinKeeper и др. Учет и контроль — основа управления личными финансами.
• Экономия на жилищно-коммунальных услугах. Конечно, если перед уходом из дома выключать электричество или компьютер, миллионов не сэкономить, но 10−15 тыс. рублей в год — вполне. А иногда даже больше.
• Связь. Сегодня мобильные операторы и интернет-провайдеры предлагают достаточно выгодные тарифы — просто выберите подходящий. Что касается международных и междугородных звонков, то использовать для этого Интернет гораздо дешевле.
• Питание. Откажитесь от полуфабрикатов.
• Одежда и обувь. Даже дизайнерские вещи можно приобрести по разумной цене, если посещать распродажи. Также хорошее время для приобретения одежды и обуви — конец сезона, когда вещи продаются с большими скидками.
• Транспорт: проездные билеты обходятся дешевле, чем ежедневная или еженедельная покупка талонов.
• Досуг и развлечения. Здесь все должно быть в пределах разумного: если отказ от хобби резко снижает качество вашей жизни, то экономия на нем может вызвать стресс. Этот вид расходов оптимизируйте обдуманно.
• Походы в магазин. Составляйте список покупок и строго следуйте ему. По разным оценкам, это позволяет снизить траты на 15−20%. Еще один способ снизить расходы — закупать все необходимое раз в неделю в оптовых магазинах, а не совершать мелкие покупки каждый день. Кстати, таким образом можно получить и дисконтную карту, а это дополнительная возможность сэкономить.

Способы оптимизировать расходы на содержание активов:

• подбор наименее затратных инвестиционных инструментов;
• выбор управляющих, банков, брокеров с наиболее привлекательными тарифами;
• рефинансирование кредита (касается в основном ипотеки);
• использование более дешевых кредитов на более долгий срок для покрытия массы краткосрочных кредитов с высокой ставкой (применимо для потребительских кредитов).

Для сокращения социальных расходов рекомендуется:

• оформить льготы(посмотрите https://lgoty-vsem.ru/lgoty, https://lgotnik.com/ и т. д.) и субсидии на квартплату, лекарства, транспорт, оплату отдыха (такое право имеют многодетные семьи, пенсионеры, инвалиды, дети без опеки родителей, малоимущие семьи и т. д.);
• оформить налоговые вычеты(лучше всего обратиться к ст. 218−221 НК РФ и изучить сайт www.nalog.ru).

Всего три категории расходов и доходов. Если вы посмотрите на них внимательно, то получите полную картину своего финансового положения, а также поймете, где можете оптимизировать поступления и траты. Но не ущемляйте себя слишком уж сильно и следите, чтобы в результате оптимизации не превратиться в Плюшкина, который экономит на всем и не инвестирует в свое развитие, здоровье и карьеру.

Источник https://remonline.app/ru/blog/strategy-costreduction/

Источник https://quasa.io/ru/media/optimizaciya-rashodov-i-dohodov